2021. 01.01-én életbe lépett 68/2018. (IV. 9.) Korm. rendelet 26., 27.§. módosítása értelmében a régészeti dokumentációkat kizárólag elektronikus úton kell a nyilvántartást vezető hatósághoz megküldeni. Ennek módja az elektronikus dokumentáció méretének függvényében 1.) e-mailen a lelohely@ekm.gov.hu vagy 2.) digitális adathordozón a kapcsolatoknál megadott postafiókra.

A beküldött digitális geometria adatok formátumában az ESRI SHP file formátum, ill. a GEOJSON formátum jelentősen megkönnyítik az adatfeldolgozást, de a korábbi protokoll alapján elkészített AutoCAD dwg, ill. dxf formátumok továbbra is megfelelnek.

A benyújtott dokumentációkkal kapcsolatban felhívjuk a figyelmet a leggyakoribb hibákra, melyek a nyilvántartásba történő rögzítést megnehezítik, ill. alkalmatlanná teszik.

• A tevékenység elvégzésének kezdő és befejező időpontja, illetve a benyújtott jelentések végén a dátum sok esetben hiányzik. Ennek feltüntetésére feltétlen szükség van!
   
• Kérjük, ellenőrizzék a nyilvántartás már meglévő adatait és az ahhoz képest történt változásokat jelöljék meg! (hozzáféréshez lsd. RMI hozzáférés kérés menüpont) Gyakori probléma, hogy a lelőhely bejelentő adatlapon feltüntetett információk és a közhiteles nyilvántartásban vezetett információk ütköznek, nem megfelelően esetleg hiányosan vannak feltüntetve. Ilyen esetben a hiányzó adatok tekintetében nyilatkozni kellene, hogy a hiányzó jelenség, tevékenység esetleg törlendő/archiválandó. Ennek tekintetében csak a módosításokat kérjük átvezetni!
   
• Kérjük a lelőhely bejelentő adatlapoknál pontosan tüntessék fel a lelőhely nyilvántartási azonosító számát, lelőhely elnevezését! Amennyiben a lelőhely gyakorlatban használt elnevezése, különbözik a nyilvántartásban rögzítettől, kérjük azt is jelezzék!
   
• Minden esetben, kérjük tüntessék fel a bejelentő lapon a  lelőhely jelenlegi állapotát és veszélyeztetettségét!
   
• Kérjük, hogy a dokumentációt benyújtó aláírása szerepeljen a beküldött anyagon!
   
• A lelőhely pontosságának meghatározása azt jelenti, hogy milyen módszerrel kerül meghatározásra (pld. RTK, navigációs GPS, térkép, illetve a hozzávetőleges pontosság méterben). Kerülendők az olyan válaszok, mint pld. „pontos” illetve „járda”.
   
• A lelőhely EOVx és EOVy koordinátáinak megadásánál a megfelelő rubrikáknál feltüntetett leíró tulajdonság szerinti értéket kerüljön megadásra. EOVy – keleti hosszúság szerinti méter alapú koordinátát jelöl, az EOVx – északi szélesség szerinti méter alapú koordinátát jelölik a térinformatikai szoftverek által használt  x,y formátummal ellentétben.