A sablon olyan félkész irat, amely szövegszerűen tartalmazza az irat azon részeit, amelyek minden létrehozott iratban azonosak (törzsszöveg, avagy iratminta) és a rendszerben tárolt adatok felhasználásával automatikusan kitölti a konkrét ügyre vonatkozó részeket (mezőadatok, helykitöltők), ezzel mintegy megszemélyesítve, ügyre adaptálva az iratmintát.