Amennyiben a benyújtott e-napló készenlétbe helyezési kérelem elfogadásra került, (az e-napló állapota „Készenléti állapot”) az alábbi lépések következnek:

1. Létre kell hozni annyi e-főnaplót, ahány kivitelezővel az építtető szerződésben áll. Az „+új e-főnapló készenlétbe helyezése” gombbal tud e-főnaplót létrehozni. (Az e-főnapló létrehozása díjmentes.)

2. Az e-főnaplóban ki kell osztani a szerepköröket. Ahhoz, hogy a munkaterületet át lehessen adni, és napi jelentéseket lehessen rögzíteni, mindenképpen ki kell osztani a „Kivitelező – napi jelentésért felelős” szerepkört. Ezt a szerepkört kötelező kiosztani, és egyszerre csak egy felhasználó töltheti be. A "Kivitelező - napi jelentésre jogosult" szerepkört akár több felhasználó is betöltheti. Ez utóbbi a felelős helyettesítésére szolgál. A „Kivitelező - napi jelentésért felelős” szerepkörnél a "nem értelmezett" szakágat kell választani, a szakág választásnak a „Felelős műszaki vezető” és az „Építési műszaki ellenőr” szerepkörök kiosztásánál van jelentősége.

3. El kell fogadni a szerepköröket. Amennyiben a szerepkör kiosztások megtörténtek, úgy a visszaigazolási kódot a szerepkört kiosztó személy megtalálja a "Visszaigazolások" menüponton belül a "Küldött visszaigazolások" fülön. Az itt található kódot kell átadnia valamilyen formában (pl. e-mail, SMS) annak a személynek, akinek a szerepkört kiosztotta. Ez a személy szintén a "Visszaigazolások" menüpontban, azon belül a "Visszaigazolásokra várók" fülön találja meg a szerepkör kiosztásról szóló értesítést, s a visszaigazolási kód beírásával tudja elfogadni vagy elutasítani a kiosztott szerepkört.

4. Fel kell tölteni az e-főnaplóba a szerződéses adatokat és magát a szerződést. Miután a „Kivitelező- napi jelentésért felelős” elfogadta a szerepkörét, ki kell tölteni a szerződéses adatokat. Ezt az „Építtető”/”Építtető meghatalmazottja”, illetve a „Kivitelező - napi jelentésért felelős” szerepkörrel rendelkező felhasználó tudja megtenni. Az "Új (módosító) szerződés" gombra kattintva kell felvinni a szerződéses adatokat. Majd a „Szerződés csatolmányok” menüpontban fel kell tölteni a kivitelezői szerződés aláírt és beszkennelt példányát.

5. Át kell adni a munkaterületet. Fenti lépések elvégzése után válik aktívvá a „Munkaterület átadása” gomb, mely a „Kivitelező - napi jelentésért felelős” szerepkörre kattintva jobbra lent található. A munkaterület átadása hasonlóan működik, mint a szerepkör osztás, ebben az esetben azonban nincs szükség visszaigazoló kódra. A „Kivitelező - napi jelentésért felelős” szerepkör a „Visszaigazolások” menüpontban, azon belül a „Visszaigazolásra várók” fülön kap értesítést a munkaterület átadásról és ott el kell azt fogadnia a megfelelő gomb megnyomásával.

6. A munkaterület átadás-átvételről és körülményeiről egy eseti bejegyzést kell írnia az építtetőnek és a kivitelezőnek is.

7. A napló vezetése. Ezen lépések végrehajtása után tudnak majd napi jelentést tenni az alábbi szerepkörökkel rendelkező személyek: „Kivitelező – napi jelentésért felelős”,  „Kivitelező – napi jelentésre jogosult” és az „FMV – napi jelentésre jogosult”. Minden más szerepkörrel kizárólag eseti bejegyzést lehet rögzíteni.