Közművezeték-üzemeltetői visszajelzések alapján, új, fontos funkcióval bővült az e-közmű rendszer közművek számára kialakított modulja. Az új fejlesztés célja, hogy a közművezeték-üzemeltetők automatizáltan tudják megoldani a kérelmek felhasználóhoz való hozzárendelését, ezzel pedig gyorsuljon az ügyintézés folyamata. Tehát a fejlesztésnek köszönhetően a beérkező kérelmek adminisztrátori jogosultságokkal rendelkező felhasználó beavatkozása nélkül, közvetlenül a kérelmezők által érintett területként megadott településnek megfelelő felhasználóhoz kerülhetnek.

Az opcionálisan használható automatikus feladatkiosztás funkció a közművezeték-üzemeltetők számára kialakított felület „Adatszolgáltatás” pontjának „Kapcsolattartók” menüjében érhető el, a részletes beállításokat a funkció fontosságára való tekintettel kizárólag adminisztrátori jogosultsággal rendelkező felhasználók végezhetik el.

A fejlesztés több részelemből áll össze:

• Közművezeték-üzemeltetői szintű automatikus feladatkiosztás beállítása: Lehetőség van a funkció globális ki- és bekapcsolására, ami a felhasználói szintű beállításoktól függetlenül állítható.
• Közművezeték-üzemeltetői szintű automatikus feladatkiosztás eseménytörténete: Az adminisztrátori jogosultsággal rendelkező felhasználók láthatják, hogy a globális funkció ki- és bekapcsolását mely felhasználók végezték el és mikor.
• Kapcsolattartói szintű automatikus feladatkiosztás beállítása: A globális funkció állapotától függetlenül kapcsolattartónként (adminisztrátor és ügyintéző) beállítható, hogy az adott felhasználó figyelembevételre kerüljön-e az automatikus feladatkiosztásnál. Ennek köszönhetően indokolt esetben bizonyos települések, vagy bizonyos felhasználók is kihagyhatók az automatikus feladatkiosztásból.
• Kapcsolódó belső- és e-mail értesítések: A feladatok beérkezéséről és a kiosztás tényéről az érintett felhasználók tájékoztatást kapnak.
• Kapcsolódó felületi módosítások: A kapcsolattartók adatainak szerkesztésére szolgáló felület kibővült a funkció beállítási lehetőségével, amelyet az adminisztrátori jogosultsággal rendelkező felhasználók kezelhetnek. A kapcsolattartók oldal táblázatában közvetlenül megjelenik, hogy a felhasználó érintett-e az automatikus feladatkiosztásban.

Ahhoz, hogy a beérkezett kérelmek az e-közmű rendszer által automatikusan kiosztásra kerüljenek, az alábbi feltételek teljesülése szükséges:

• A Kapcsolattartók menüpont „Kapcsolattartói adatok szerkesztése” funkciójában legalább egy felhasználónál legyen „Igen”-re állítva az „Automatikus feladatkiosztásban érintett” opció.
• Az „Automatikus feladatkiosztásban érintett” felhasználók esetén egy adott település kizárólag egy felhasználónál legyen megadva. A felhasználókhoz kötött településlista karbantartása a „Kapcsolattartói adatok szerkesztése” funkcióban lehetséges.
• A közművezeték-üzemeltetőre vonatkozóan legyen bekapcsolva a jelen menüpontban található „Automatikus feladatkiosztás” funkció.

A fenti feltételek teljesülése esetén abban az esetben, ha a közművezeték-üzemeltetőhöz beérkezik egy kérelem, a jövőben automatikusan arra a felhasználóra kerül kiosztásra, aki az adott település kapcsán illetékesként került megjelölésre az adminisztrátor által.

Amennyiben a fenti feltételek nem teljesülnek, úgy a beérkező kérelmeket a közműveknek a korábbi gyakorlatnak megfelelően kell felhasználóra osztaniuk, kezelniük.

Azoknak a közművezeték-üzemeltetőknek, akik a funkciót használni szeretnék, az alábbi lépések elvégzése javasolt:

• Mivel a globális funkció alapesetben kikapcsolt állapotban van, így első lépésként a kapcsolattartókhoz rendelt települések rendberakása és a kapcsolattartói szintű funkcióbeállítás megtétele indokolt. Ehhez figyelembe kell venni, hogy azoknál a kapcsolattartóknál, akiknél bekapcsolt állapotban van a funkció, az „egy település csak egy felhasználónál szerepeljen” szabályt kell betartani, mivel enélkül a rendszer nem tudja eldönteni, hogy mely felhasználóra ossza ki az adott kérelmet.
• Ha a felhasználói szintű beállításokat a közmű adminisztrátori jogosultsággal rendelkező felhasználója elvégezte, a globális funkciót is be kell kapcsolni.

A kérelmek beérkezéséről az adminisztrátor felhasználók a korábbiakhoz hasonlóan értesítést kapnak, azonban ezekben jelzésre kerül az automatikus feladatkiosztás ténye is. A kiosztott feladat kapcsán a közmű felhasználója szintén üzenetet kap, amelyben a rendszer tájékoztatja, hogy az adott kérelem automatikusan került a nevére.

Fontos, hogy szükség esetén a funkció mind közművezeték-üzemeltetői szinten, mind pedig az adott felhasználó szintjén szüneteltethető a megfelelő beállítások elvégzésével. Ilyen esetekben, illetve ha egy közmű egyáltalán nem használja a funkciót, a beérkező kérelmek a fejlesztés élesítése előtti gyakorlat szerint kerülnek kezelésre, vagyis a közművek ügytárában „Döntést igényel” ügyintézői státusszal jelennek meg. Az ilyen kérelmeket a közműveknek is a korábbi gyakorlatnak megfelelően kell felhasználóra osztaniuk, kezelniük.