Minden e-főnaplót és e-alnaplót egymástól függetlenül kell vezetni, így csak a saját létszám, munkaidő és munka adatokat kell rögzíteni. Az alvállalkozónál munkát végzők létszámát és munkavégzését az adott e-alnaplóban kell rögzíteni. Az e-alnaplóban szereplő létszám adatokat a rendszer automatikusan átemeli a felette lévő e-főnaplóba/e-alnaplóba. Az e-főnaplóban röviden összefoglalhatják az aznapi alvállalkozói munkavégzést.  

A 191/2009. (IX. 15.) Korm. rendelet 24. §. (4a) bekezdése szerint:

„Az építési naplót naprakész állapotban kell tartani úgy, hogy minden munkavégzési napon történjen bejegyzés. Ha munkavégzés nem történik, napi jelentés nem szükséges, viszont ezt a tényt - a várható munkafolytatási nap megjelölésével - az utolsó munkavégzési napon be kell jegyezni. Az építési naplót az építőipari kivitelezési tevékenység végzésének ideje alatt - a 26. § (8)-(10) bekezdésben foglaltak figyelembevételével - az építési munkaterületen hozzáférhetővé kell tenni."