Az e-építési napló készenlétének megszüntetésének (zárását)  az építésügyi hatóság végzi el, a használatba vételi eljárás vagy hatósági bizonyítvány kiállítása  során, amennyiben valamennyi naplórész lezárása megtörtént.

A készenlétbe helyezést végző személy, akkor zárhatja le a teljes e-naplót, ha a benyújtás még nem történt meg, ha az e-naplót "E-építés napló vezetési kötelezettség alá nem tartozó kivitelezési tevékenység (építés,bontás)" típussal hozták létre és abban minden naplórész zárt állapotú. 

Az e-építési napló alkalmazásba feltöltött és elmentett dokumentumokat mentés után már nem lehet törölni. Eseti bejegyzésben rögzítheti, hogy az adott dokumentum tévesen került feltöltésre.

Amennyiben az építtető és a kivitelező között vitás helyzet alakul ki, akkor jogi segítséget célszerű igénybe venni.

Az építőipari kivitelezési tevékenységről szóló 191/2009. (IX. 15.) Korm. rendelet 33. § (7) szerint:

„Ha az építtető és a fővállalkozó kivitelező közötti vita miatt nem történik meg az építési munkaterület (1) bekezdés szerinti átadás-átvétele, a vitarendezés érdekében a fővállalkozó kivitelező vitarendezési eljárást vagy szakértői szervezet szakvéleményének kiadását kezdeményezheti.”

A Teljesítésigazolási Szakértői Szerv (TSZSZ) a 2013. évi XXXIV. törvény alapján az építészeti-műszaki tervezési, építési és kivitelezési szerződések teljesítéséből fakadó viták ügyében tud eljárni. Kérelmet adhat be és így a szakértői eljárás lefolytatását kérheti a megrendelő, a tervező, a kivitelező vagy az alvállalkozó. Fontos, hogy a vitás teljesítéssel összefüggésben írásbeli szerződés álljon rendelkezésre, mert a jogszabály szerint csak ebben az esetben fogadhatják be a kérelmet.

A 191/2009. (IX. 15.) Korm. rendelet 26. § (3) bekezdése szerint:

"A fő- vagy megrendelő vállalkozó kivitelező a vele szerződéses viszonyban álló alvállalkozó e-alnaplójának vezetését átvállalhatja. A fő- vagy megrendelő vállalkozó kivitelező, az alvállalkozó e-alnapló vezetésének átvállalása esetén ezen alvállalkozóval szerződéses viszonyban álló további alvállalkozó e-alnaplójának a vezetését is átvállalhatja. Az e-főnapló vagy az e-alnapló vezetésének átvállalását, átadását mindkét fél jóváhagyásával kell rögzíteni az e-főnaplóban vagy e-alnaplóban.

A naplóvezetés átvállalása nem vonatkozhat azokra a naplórészekre és mellékletekre, amelyet kizárólag a naplóvezetésre kötelezett tölthet ki, így a teljesítésigazolási naplóra, az elektronikus alvállalkozói nyilvántartásra és a gyűjtőnaplóra."

Fentieket figyelembe véve alvállalkozói naplóvezetés átvállalása esetén a megfelelő eljárás a következő:

1. Létre kell hozni az e-alnaplót az alvállalkozó részére.
2. Az alnaplóban ki kell osztani a "Kivitelező - napi jelentésért felelős" szerepkört a szerződés szerinti alvállalkozó részére, és el kell végezni a szokásos lépéseket (alvállalkozói szerződés feltöltése, munkaterület átadás).
3. Az e-alnapló mellékletei közé fel kell tölteni a naplóvezetés átvállalásáról szóló megállapodást is.
4. Ki kell osztani a "Kivitelező - napi jelentésre jogosult" szerepkört annak a felhasználónak (a fővállalkozó- vagy megrendelő kivitelezőnek), aki a naplóvezetést átvállalta.

A naplóvezetés átvállalása - ahogy a jogszabály is előírja - kizárólag a napi jelentések rögzítésére vonatkozik, a többi műveletet (mellékletek, teljesítésigazolások feltöltése, az e-alnapló zárása stb.) ebben az esetben is a "Kivitelező - napi jelentésért felelős" tudja majd elvégezni. Természetesen az alvállalkozó "Kivitelező - napi jelentésért felelős" látja az e-alnaplót, és ő is tud napi jelentéseket rögzíteni benne.

Minden e-főnaplót és e-alnaplót egymástól függetlenül kell vezetni, így csak a saját létszám, munkaidő és munka adatokat kell rögzíteni. Az alvállalkozónál munkát végzők létszámát és munkavégzését az adott e-alnaplóban kell rögzíteni. Az e-alnaplóban szereplő létszám adatokat a rendszer automatikusan átemeli a felette lévő e-főnaplóba/e-alnaplóba. Az e-főnaplóban röviden összefoglalhatják az aznapi alvállalkozói munkavégzést.  

A 191/2009. (IX. 15.) Korm. rendelet 24. §. (4a) bekezdése szerint:

„Az építési naplót naprakész állapotban kell tartani úgy, hogy minden munkavégzési napon történjen bejegyzés. Ha munkavégzés nem történik, napi jelentés nem szükséges, viszont ezt a tényt - a várható munkafolytatási nap megjelölésével - az utolsó munkavégzési napon be kell jegyezni. Az építési naplót az építőipari kivitelezési tevékenység végzésének ideje alatt - a 26. § (8)-(10) bekezdésben foglaltak figyelembevételével - az építési munkaterületen hozzáférhetővé kell tenni."

A 191/2009. (IX. 15.) Korm. rendelet 24. §. (4a) bekezdése szerint:

„Az építési naplót naprakész állapotban kell tartani úgy, hogy minden munkavégzési napon történjen bejegyzés. Ha munkavégzés nem történik, napi jelentés nem szükséges, viszont ezt a tényt - a várható munkafolytatási nap megjelölésével - az utolsó munkavégzési napon be kell jegyezni. Az építési naplót az építőipari kivitelezési tevékenység végzésének ideje alatt - a 26. § (8)-(10) bekezdésben foglaltak figyelembevételével - az építési munkaterületen hozzáférhetővé kell tenni."

Azaz, ha nem történik munkavégzés, semmilyen adatot nem kell felvinni, be sem kell lépni az e-építési napló alkalmazásba, ebben az esetben az alapértelmezett "Munkavégzés nem történt" szöveg jelenik meg az adott napon. Ha több napos munkaszünet áll fenn, vagy hétvégén nem történik munkavégzés, akkor az utolsó napi jelentésben rögzíteni kell a munka folytatásának várható dátumát.

Napi jelentést kizárólag az alábbi szerepkörökkel lehet rögzíteni: „Kivitelező – napi jelentésért felelős”, „Kivitelező – napi jelentésre jogosult” és az „FMV – napi jelentésre jogosult”. Minden más szerepkörrel kizárólag eseti bejegyzést lehet rögzíteni.

A napi jelentések rögzítésének további feltétele az adott naplórészben a munkaterület átadás sikeres végrehajtása. Ellenőrizze le, hogy a munkaterület átadás és annak elfogadása is megtörtént-e.

A kiosztott szerepkörök elfogadásához szükséges egyszer használatos visszaigazolási kód a szerepkör kiosztás elmentésekor automatikusan megérkezik a szerepkört kiosztó személy „Visszaigazolások” / „Küldött visszaigazolások” menüjébe. Az itt található kódot kell átadnia valamilyen formában (pl. e-mail, SMS) annak a személynek, akinek a szerepkört kiosztotta.

A szerepkört kapó személy a "Visszaigazolások" / "Visszaigazolásokra várók" menüben találja meg a szerepkör kiosztásról szóló értesítést, s a visszaigazolási kód beírásával tudja elfogadni vagy elutasítani a kiosztott szerepkört.

Amennyiben nem találja az erről szóló visszaigazolást, kérjük, frissítse az alkalmazást a Ctrl+F5 billentyűkombináció megnyomásával.

Amennyiben a benyújtott e-napló készenlétbe helyezési kérelem elfogadásra került, (az e-napló állapota „Készenléti állapot”) az alábbi lépések következnek:

1. Létre kell hozni annyi e-főnaplót, ahány kivitelezővel az építtető szerződésben áll. Az „+új e-főnapló készenlétbe helyezése” gombbal tud e-főnaplót létrehozni. (Az e-főnapló létrehozása díjmentes.)
2. Az e-főnaplóban ki kell osztani a szerepköröket. Ahhoz, hogy a munkaterületet át lehessen adni, és napi jelentéseket lehessen rögzíteni, mindenképpen ki kell osztani a „Kivitelező – napi jelentésért felelős” szerepkört. Ezt a szerepkört kötelező kiosztani, és egyszerre csak egy felhasználó töltheti be. A "Kivitelező - napi jelentésre jogosult" szerepkört akár több felhasználó is betöltheti. Ez utóbbi a felelős helyettesítésére szolgál. A „Kivitelező - napi jelentésért felelős” szerepkörnél a "nem értelmezett" szakágat kell választani, a szakág választásnak a „Felelős műszaki vezető” és az „Építési műszaki ellenőr” szerepkörök kiosztásánál van jelentősége.
3. El kell fogadni a szerepköröket. Amennyiben a szerepkör kiosztások megtörténtek, úgy a visszaigazolási kódot a szerepkört kiosztó személy megtalálja a "Visszaigazolások" menüponton belül a "Küldött visszaigazolások" fülön. Az itt található kódot kell átadnia valamilyen formában (pl. e-mail, SMS) annak a személynek, akinek a szerepkört kiosztotta. Ez a személy szintén a "Visszaigazolások" menüpontban, azon belül a "Visszaigazolásokra várók" fülön találja meg a szerepkör kiosztásról szóló értesítést, s a visszaigazolási kód beírásával tudja elfogadni vagy elutasítani a kiosztott szerepkört.
4. Fel kell tölteni az e-főnaplóba a szerződéses adatokat és a szerződéseket. Miután a „Kivitelező- napi jelentésért felelős” elfogadta a szerepkörét, ki kell tölteni a szerződéses adatokat. Ezt az „Építtető”/”Építtető meghatalmazottja”, illetve a „Kivitelező - napi jelentésért felelős” szerepkörrel rendelkező felhasználó tudja megtenni. Az "Új (módosító) szerződés" gombra kattintva kell felvinni a szerződéses adatokat. Majd a „Szerződés csatolmányok” menüpontban fel kell tölteni a kivitelezői szerződés aláírt és beszkennelt példányát. A "szerződés csatolmányok ellenérték nélkül" menüpont alatt, pedig a szerződésnek azt a változatát, verzióját, amely nem tartalmaz pénzügyi adatokat. Az eredeti szerződést le lehet lemásolni, kitörölve, vagy letakarva a pénzügyi adatokat, ebben a formában feltölteni. Ezt minden szereplő láthatja, a teljes szerződést csak a megrendelő és a kivitelező láthatja.

5. Át kell adni a munkaterületet. Fenti lépések elvégzése után válik aktívvá a „Munkaterület átadása” gomb, mely a „Kivitelező - napi jelentésért felelős” szerepkörre kattintva jobbra lent található. A megjelenő felugró ablakban szöveget kötelező írni (pl. A mai napon átadom a munkaterületet.), majd a felugró ablak jobb alsó sarkában a "munkaterület átadása" gomb megnyomása  és egy jóváhagyás elindul a munkaterület átadása.

    A munkaterület átadása hasonlóan működik, mint a szerepkör osztás, ebben az esetben azonban nincs szükség visszaigazoló kódra. A „Kivitelező - napi jelentésért felelős” szerepkör a „Visszaigazolások” menüpontban, azon belül a „Visszaigazolásra várók” fülön kap értesítést a munkaterület átadásról és ott el kell azt fogadnia a megfelelő gomb megnyomásával.

   A napló vezetése. Ezen lépések végrehajtása után tudnak majd napi jelentést tenni az alábbi szerepkörökkel rendelkező személyek: „Kivitelező – napi jelentésért felelős”,  „Kivitelező – napi jelentésre jogosult” és az „FMV – napi jelentésre jogosult”. Minden más szerepkörrel kizárólag eseti bejegyzést lehet rögzíteni.

Az e-napló készenlétbe helyezéséhez rendszerhasználati díj átutalása szükséges! A készenlétbe helyezés a díjbekérő szerint szabályosan utalt rendszerhasználati díj hivatalos beérkezését követően automatikusan megtörténik. Amennyiben az átutalás nem a díjbekérőn megadott adatok alapján történt, a készenlétbe helyezés manuálisan történik, melynek hosszabb az átfutási ideje.

A rendszerhasználati díj befizetéséről szóló elektronikus számlát a készenlétbe helyezést követően az alkalmazás a kérelmet benyújtó személy saját adatainál megadott e-mail címre automatikusan elküldi. Emellett az e-számla letölthető a kérelmet benyújtó felhasználó által, az e-építési napló alkalmazás felületéről, a „Saját adatok” menüpont „Kapott számlák” alpontján belül.

1. A díjbekérő PDF dokumentumot a készenlétbe helyezési kérelem benyújtása során, a számlázási adatok kitöltése, s ezt követően a „Megrendelés” gomb megnyomása után megjelenő oldalról lehet letölteni. A díjbekérőt a készenlétbe helyezési kérelmet benyújtó személy a későbbiekben is le tudja tölteni az adott e-napló alapadatait tartalmazó oldalon, amíg az adott kérelem „Benyújtva” állapotban van. Ehhez be kell lépnie az e-napló alkalmazásba, majd a főoldalon a „Készenlétbe helyezések” menüpontban ki kell választania az adott e-naplót, s rákattintva annak sorára, a megjelenő oldal („E-napló alapadatok”) jobb felén található a letölthető díjbekérő PDF dokumentum linkje.

2. A "Kérelmek" menüpont alatt rögzített készenlétbe helyezés esetén az adatok kitöltése (1-8. pont) a "Készenléti tárhely létrehozás" gombra kattintás után, valamint  Számlázási adatok rögzítésével, aktív lesz a 10 Díjbekérő letöltése gomb. Ezzel a PDF formátumú dokumentum letölthető. 

Felhívjuk figyelmét, hogy a banki átutalás során a közlemény rovatba kizárólag a díjbekérőn feltüntetett közlemény adatot írja be. Ellenkező esetben a befizetés beazonosítása és a kérelem készenlétbe helyezése már nem automatikusan történik, így meghaladhatja a szokásos időtartamot.

Az e-építési naplóvezetési kötelezettséggel érintett építményekre vonatkozó rendszerhasználati díjakat az Építésügyi Dokumentációs és Információs Központról, valamint az Országos Építésügyi Nyilvántartásról szóló 313/2012.(XI.8.) Korm. rendelet 1. számú melléklete szabályozza. A díjfizetési kötelezettség a sajátos építményfajták e-építési napló alkalmazásaira is kiterjesztésre kerül.

A napló készenlétbe helyezési kérelem benyújtása után tudja letölteni a díjbekérőt (PDF formátumban), mely a rendszerhasználati díj pontos összegét és az átutalásához szükséges adatokat tartalmazza.

A „Számított érték” mezőbe a 245/2006. (XII. 5.) Korm. rendelet 1. mellékletében előírtak alapján meghatározott számított építményértéket kell beírni ezer forintban megadva.