Egy hivatal működésében, illetve egy adott ügy elintézése során több hatósági munkatárs működik közre. Az ő feladatellátásuk jellemzően specializálódott egy-egy cselekménysorra, s ehhez különböző jogosultsági szintekkel kell hogy rendelkezzenek. Ez alapján az ÉTDR 6 szerepkört különböztet meg: érkeztető/iktató, szignáló, ügyintéző, kiadmányozó, expediáló, vezető. Ezek a szerepkörök előfordulhatnak önállóan is, azaz minden szerepkörre külön-külön tisztviselő is beállítható, azonban az általánosan elterjedt gyakorlatnak megfelelően a szerepkörök összevonhatók. A hatósági adminisztrátori és az ügyfélszolgálati feladatellátás a rendszer fogalmai szerint nem szerepkör. Szerepköre ugyanakkor az adminisztrátornak is lehet, akár több is.